Kayıt Tutma Sürecinde Defter Kullanımı

Merhaba! Son dönemde Instagram'da, çocuklarımın fotoğraflarını paylaşmamam yönünde aldığım karar sebebiyle, ders defterleri ve ürünlerinin paylaşımını yaparak fikir vermeye çalışıyorum. Çocuklarımın fotoğraflarını, yüzlerini sansürleyerek dahi paylaşmamam yönündeki kararımın sebebini, ilgili makale yayınlandığı zaman, kaynak göstererek sizlerle paylaşacağım. Onun biraz zamanı var. Bugün konumuz defter tutma süreci.

Paylaştığım defter fotoğraflarından sonra, özellikle alan dışından birçok uzmandan soru ve öneri aldım. Beni besleyen ve birçok kişiye ilham olmamı sağlayan keyifli bir süreç oldu. Gelen mesajların çoğunluğu bu konuda bir yazı, eğitim olması yönündeydi. Özel eğitimde kayıt tutma süreci hakkında daha fazla konuşmamız gerektiğini fark ettim. Bu nedenle "Defter kullanımında ben neler yapıyorum?" sorusunun yanıtını sizlerle paylaşmak istedim. Umarım verimli ve fikir verici bir yazı olur. Hadi başlayalım.

Kayıt tutmak neden önemli? Bu kayıtlar benim ne işime yarayacak?

Zaten Milli Eğitim Bakanlığı tarafından biz öğretmenlere, devlete atanmış olalım olmayalım defter tutma, kayıt tutma zorunluluğu getirilmiş durumdadır. Bu kayıt tutma süreci bireyin RAM'da aldığı değerlendirmeler ve halihazırda uygulanan BEP için kritik önemde.

Benim burada bahsetmek istediğim, zorunda olduğumuz PKT, BÖP ya da diğer kayıtlar dışında, ders sırasında kayıt tuttuğumuz bir defterimizin olması ve bu defterin aile ile paylaşılması. Neden önemli?

• Aile ile iletişim kurmamızı, seansın her anında bireyin nasıl tepki verdiğinin kaydedilmesi ve ailenin bunu takip edebilmesi için defter tutmak önemli.
• Bireyin bir beceride ne kadar ilerlediğini, ilerlemesinin sonraki basamak için yeterli olup olmadığını gözlemlemek için kayıt tutmak önemli.
• Edinilmiş bir becerinin kalıcılık, genelleme ya da akıcılık gibi aşamalarını programlamak, uygulamak ve kontrol altında tutmak için önemli.
• Özellikle rehabilitasyon merkezinde çalışan uzmanlar, her hafta 40'a yakın seansa girerek birçok çocuk ile temas halinde oluyorlar. Herhangi bir not olmadığında, bir hafta sonra alınan bireylerin programları, önceki derste neler yapıldığı unutulabiliyor. Bu unutmanın önüne geçmek için kayıt tutmak önemli. Ben buna şöyle diyorum; "Bir hafta sonraki Nihan Hoca'ya yardımcı olmak için aldığım not.". Biraz romantik gelebilir ama seansın kalitesini olumlu yönde etkiliyor.
• Hesap verebilir, sayısal olarak istatistiksel veriler ile analiz edilebilir bir süreç yaşanmasını sağladığı için önemli. "Çocuğum ilerlemiyor." ya da "Bu seans ne öğrendi?" sorularını deftere bakarak, bilimsel ve net veriler ile yanıtlamış oluyoruz. 
• Örneğin uzun süre çalışılan becerilerin fark edilmesine, ara verilmesine, ödevlerin hangi beceride yoğunlaşması gerektiğine karar vermede çok kullanışlı.
• Biz, rehabilitasyon merkezlerinde çalışan uzmanlar, sıklıkla, uygulamalarımızın sağlıklı olmadığı yaftasına maruz kalıyoruz. Devlete bağlı olmamıza karşın tamamen özelmişiz gibi "para" konuları çok konuşuluyor ve gündem bu oluyor. Bu, eğitimin tamamen dışında olan konulardan farklı bir odağımız olduğunu, tuttuğumuz defterler sayesinde ailelere ve bireyin hayatındaki diğer uzmanlara gösterdiğimizi düşünüyorum. "Bak bu defter ve bunlar da çocuğum ile benim emeklerimiz." demek, notların profesyonelliği, kendinden emin uygulamalar ile dolu bir defter hem kurumunuzun hem de sizin daha iyi algılanmasına ve karşılanmasına yardımcı oluyor. Amacım reklam için defter kullanın, demek değil. Biz de bu işi biliyoruz ve uyguluyoruz, diyebilmek için öneriyorum. Bu nedenle de defter kullanmak, tutmak çok önemli.
• Şeffaf bir süreç için de defter tutmak önemli. Şeffaf olmak kendine güvenle birlikte gelen bir alışkanlık. Hesap verebilir olmanın önkoşullarından biri de şeffaf olmak. Bu nedenle seansta neler oldu, neler planlandı, şeffafça paylaşmak her açıdan daha sağlıklı.
• Her şeyi mükemmel biliyor olamayız. Yaptığımız uygulamalarda bir eksik, hata ya da ihmal varsa başka bir uzman ya da aile defter yoluyla görerek bizimle bu bilgiyi paylaşabilir ve daha kaliteli bir sürecin yaşanması sağlanabilir. Tam tersi iyi bir uygulama olduğunda da onurlandırılabiliriz. (Geçtiğimiz teftişte, denetmenler tarafından defterlerimizden biri incelendiğinde bol bol iltifat aldık. Bir de üzerine aile ile yazışmalarımız okununca çok güldük. "Nefesinden cips yediğini anladım. Benden kaçmaz." yazdığım nota, defterin sahibi olan çocuğumuzun babasının verdiği cevap "Derse gelmeden önce çorba içmişti." olmuş. Bu yazışma iki sene önce olmuş. Hem anı tazelemiş hem birlikte gülmüş olduk.)

Benim defter tasarımım nasıl?

• Hemdem Özel Eğitim'i kurduğumuzdan bu yana her çocuğun defteri vardı. Ancak sistematik, hepimizin aynı şekilde kullandığı bir defterden ziyade; her uzmanın kendi üslubu ile hazırladığı ve tuttuğu defterleri vardı. 2019-Eylül ayından bu yana her birey için ayrı ayrı, kurumumuzdaki her uzmanın not aldığı bir defter kullanmaya başladık. Daha derli toplu oldu. Aynı zamanda uzmanlar arası işbirliğini oldukça pratik ve hızlı hale getirdi.
• Defterin ilk sayfasına defter kapağı yapıştırıyorum. Bireyin adı, defterin başlangıç tarihi ve kurumun iletişim bilgileri oluyor. İletişim bilgileri kasıtlı olarak ilk sayfada. Öncelikle defter kaybolursa hemen bizi bulsun diye. Bir diğer sebebi de başka bir okula giden bireyin öğretmenleri hemen bize ulaşabilsin, devamlılık sağlansın diye.
  
  
  
  
  
• İkinci sayfasında hem defteri tanıtan bir yazı hem de defterde kullandığımız kısaltmaları açıklayan bir yazı oluyor. Bu kısaltmalar, derste uzun uzun yazamayacağımız notları içeriyor. Bizim işimizi kolaylaştırıyor ve aileler ile aynı dili konuşmamızı sağlıyor. Örneğin aileye ben "Başlangıç değerlendirmesinde ölçütü karşılamadı, bu nedenle aynı basamaktan öğretime devam ettik." dediğimde, defterden BD) + - + - 2/4 yazısını okuduğunda, görüyor ki ölçüt karşılanmamış ve evde buna göre destek olmaya devam ediyor.
  
  
  
  
  
• Üçüncü ve devam eden sayfalarda bireyin BEP'i oluyor. BEP'in bütün sayfalarını yapıştırıyorum deftere. Zaten BEP'i birlikte hazırladığım, bireyin hayatındaki her uzman tarafından görülmüş oluyor böylelikle.
• BEP'ten sonra o ay için geçerli olacak olan "Aylık Amaç Tablosu" geliyor. BEP'te, o ay için çalışılması planlanan hedefleri oraya yazıyor ve her ders ilerleme olup olmadığını +/D şeklinde işaretliyoruz. (Not: 2018 Eylül'ünden bu yana okulda "-" işaretini kullanmıyoruz. "D" bizim için "desteklenecek" demek. Bireyin başarı göstermediği denemelere "D" koyduğumuzda hepimizin motivasyonunun olumlu etkilediğini fark ettik. Bu nedenle "D" işaretliyoruz.)
  
  
  
  
  
• Aylık amaç tablosunun ardından her ders, derse alan uzman tarafından çalışılan her bir beceriyle ilgili notlar tutuluyor. Başlangıç değerlendirmesi nasıldı, öğretim oturumunda performansı iyi miydi, öğretim sonunda ilerleme olmuş muydu, derste problem davranışların sıklık/süre kaydı nasıldı, telaffuz ettiği kelimeler nelerdi gibi birçok notu o ders için alıyoruz. Burada önemli olan ödevler ve öğretmenin isminin ve unvanının olduğu kaşe. Çünkü biz yazısından çalışma arkadaşımızı tanısak da, özellikle ilk zamanlar, aileler hangi dersi hangi uzmanın yaptığını bilemeyeceğinden, mutlaka her notun sonuna kaşemizi ekliyoruz.
  
  
  
  
  
• Bir de defterin en arka sayfasına, çalışılan becerilerin beceri analizlerini ekleyerek ailelere rotamızı göstermiş oluyoruz. Örneğin yönerge takibinin basamaklarını ekleyerek, hangi yönergenin sırada olduğunu, becerinin ne zaman biteceğini aileye göstermiş oluyoruz. Ayrıca çalışma düzenimizi aile gördüğü için evdeki uygulamalarını da ona göre şekillendirebiliyor.
• Defterde tek kural, sadece öğretmenler tarafından not alınması. Başka okuldan bir öğretmenin, velinin notlarını genelde bir kağıt ile araya konulmuş olarak bekliyoruz. Düzenli devam etmek için bunun önemli olduğunu düşünüyorum.

Deftere not alırken nelere dikkat etmeliyim?

• Bu gözler çok fazla defter gördü. İlk diyeceğim şey, zaten yetersizliği olan bireylerle çalıştığımız için bireyden yakınan, şikayet eden bir üslup ile not alınmaması. Profesyonel, ölçülebilir, gözlenebilir ifadeler ile dersin özetlenmesi daha doğru.
• Bayramlarda, yılın ilk/son derslerinde ya da bizim için önemli bir günde, tarih attığım yere minik resimler yapmayı seviyorum. "Baharın ilk dersi!", "K.'nın 13. yaşının ilk dersi!" gibi notlar hoş oluyor. Hatta son dönemde evime yakın bir kırtasiyen sticker tasarlıyorum, doğrudan onları yapıştırınca daha düzenli oluyor. Fotoğraftaki ders, geçtiğimiz hafta bayram öncesi yaptığımız son dersin notu. Altta bir bayram şekeri var.
  
  
  
  
  
• Gereksiz, ailenin stres seviyesini arttırıcı bilgiler yerine, umut içeren ve heves arttıran bilgiler paylaşmak daha iyi. Burada, var olan olumsuz durumu gizlemeyi önermiyorum. Var olan olumsuz durumun olağan ve kontrolünüzün altında olduğu algısı ve yine profesyonel bir dil ile yazmanın doğru olduğundan bahsediyorum.
• Gelecek hafta o not size yol göstereceğinden "Bu beceri bitti.", "Bu beceriye bir kez daha bakacağım, performansından emin olamadım." gibi notlarla hem aileye hem kendinize hatırlatma oluşturabilirsiniz. Bu adım, sahiden kurtarıcı oluyor.
• Ara ara üç ya da altı ay öncesine, bir yıl öncesine bakmak motivasyon arttırırken bir yandan da geniş açıdan bakmanızı sağlıyor. Bir yıl önce buradaymışız ve şimdi buradayız, demek harika.

Resimli örnekler ile anlatmaya çalıştım, umarım fikir vermiştir. Her okulda kullanılsa harika olacağına emin olduğum bir uygulama, umarım ilgili ellere ulaşır.

Görüşmek üzere.